Razlika med vodjo pisarne in tajnikom

Vsako leto število delovnih mest, ki jih uvajajo sodobna podjetja, stalno narašča. Če so se pred nekaj desetletji skoraj vsi upravni delavci imenovali sekretarji, je danes beseda "poslovodja" postala veliko bolj priljubljena beseda. Dovolj je, da mu dodate ustrezno predpono, da določite dolžnosti zaposlenega. HR, oglaševanje, oskrba strank, promocija blagovne znamke, vodje prodaje - ta seznam se nadaljuje. Govorili bomo o stroki, katere delovne funkcije predstavnikov so za mnoge skrivnost sedmih pečatov.

Vsebina članka

• Opredelitve
• Primerjava

Opredelitve

Vodja pisarne - zaposleni v podjetju, ki je odgovoren za tekoče delo urada. Ta položaj je upravljanje. Zaposleni postane nekakšen posrednik med navadnimi zaposlenimi, nadrejenimi in včasih strankami. Na ramenih menedžerjev je tudi vodenje pisarne, ki pisarni zagotavljajo pisarniški material in druge potrebščine, nadzor nad delovnim stanjem opreme in različnimi tajniškimi dolžnostmi. Slednje vključujejo registracijo dopisovanja, vodenje evidence klicev, organizacijo sestankov, sestankov obiskovalcev itd. V velikem podjetju je lahko v njihovih oddelkih več direktorjev pisarn. Povpraševanje po takih specialistih je precej veliko. Kandidati za to prosto delovno mesto morajo imeti kompetenten govor, pisarniške veščine, znanje računalnika in visoko hitrost tipkanja, izkušnje z administrativnim delom.

Sekretar - pisarniški delavec s široko paleto odgovornosti. Je glavni asistent in desna roka vodje. Zaposleni sprejema telefonske klice in se srečuje z obiskovalci, rešuje organizacijska vprašanja, načrtuje delovni čas šefa in upravlja z dokumenti. Danes imajo sekretarji precej velike zahteve. Biti morajo odgovorni, izvršilni, družabni, natančni, imeti znanje računalnika in tujih jezikov. Sam izraz "tajnik" izvira iz latinskega "skrivnost". V starem Rimu so tako imenovani moški pooblaščenci. Sekretarji na kraljevih dvorih niso le zapisovali odlokov, temveč so v svojih rokah pogosto koncentrirali veliko moč. Z izumom pisalnega stroja je stroka začela veljati bolj za žensko kot za moškega.

Primerjava

Vsako resno in dokaj veliko podjetje ima oba delovna mesta. Vodja nadzoruje delo pisarne in ji zagotavlja potrebna gradiva, spremlja stanje opreme in vzpostavlja povezavo med zaposlenimi in vodjo. V nekaterih organizacijah njegove naloge vključujejo tudi komunikacijo s strankami. Ker tajnik izvaja osebna navodila vodje in je njegov glavni pomočnik. Dohodne klice preusmeri na organe, organizira sestanke, pripravi potrebno dokumentacijo. Glavna razlika med vodjo pisarne in tajnico je v tem, da se prvi šteje za upravitelja. Odgovoren je za administrativno osebje, katerega delo naj bi usklajeval zaposleni. Ker se sekretar ne more pohvaliti s takšnimi pooblastili. Podrejen je vodji in pogosto nima pravice samostojno sprejemati odločitve.

Če je vodja pisarne organizator, se za izvajalca šteje tajnik. Naloge prvega lahko razdelimo na vodstvene, upravne, poslovne, kontrolne in poročanje. Medtem ko so naloge tajnikov veliko ožje. Toda kljub temu so zahteve zanje strožje. Ker je sekretar desna roka vodje, mora izpolnjevati vse ideje šefa o idealnem pomočniku. Zato bi moral takšen zaposleni, razmeroma povedano, imeti možnost kuhati okusno kavo in si privezati kravato. Kar zadeva položaj upravitelja pisarne, ga lahko prevzame vsaka izobražena in družabna oseba, ki ima računalniške spretnosti in zmore ravnati s pisarniško opremo..

Če povzamem, kakšna je razlika med vodjo pisarne in tajnico.