Kako narediti popis dokumentov?

V procesu pisarniškega dela v podjetju bo morda treba enemu ali drugemu zaposlenemu ali vodji sestaviti popis dokumentov. Kakšna so pravila za njegovo sestavljanje? Kako sestaviti seznam dokumentov na najbolj pravilen način?

To vprašanje lahko preučimo v naslednjih vidikih:

Vsebina članka

  • Splošne zahteve za popis
  • Vrste zalog

Začnimo od prve točke.

Splošne zahteve za popis

Sestava seznama dokumentov je verjetno postopek, ki ga pozna vsak izkušeni ruski specialist za dokumente, tajnik, kadrovski specialist ali na primer računovodja. Vendar je v Ruski federaciji zelo malo uradnih virov prava, ki bi določali merila, ki jih mora zaposleni upoštevati pri delu z viri v ustrezni obliki.
V bistvu so to oddelčni pravni akti - kot je na primer odredba FMS Rusije št. 218 z dne 23. aprila 2013, ki vsebuje metodološka priporočila za sestavljanje spisov zadev (glejte tukaj - http://www.garant.ru/products / ipo / prime / doc / 70453442 / # 41). Mnoga podjetja razvijejo interna merila za podjetja, ki so pogosto drugačna od tistih, ki so vključena v pravne akte, podobne odredbi št. 218 (to je mogoče, ker njihova pravna sila velja samo za posebne oddelke).

Vendar se je v praksi ruskega upravljanja z dokumenti razvil določen sklop načel in norm, ki se jih zaposleni priporočajo, da se jih držijo pri sestavljanju seznamov virov. V veliki meri temeljijo na dokumentu, imenovanem "Temeljna pravila za delo arhivov organizacij." Zvezni arhiv jo je odobril 6. februarja 2002. Z njimi se lahko seznanite glede meril za zbiranje zalog tukaj - http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. Ta vir ni narave zakona, vendar je aktivno vključen v prakso. Njegove določbe so pogosto dopolnjene s priporočili strokovnjakov za upravljanje dokumentov. Mimogrede, nekateri pravniki menijo, da je nabor ustreznih standardov jasen primer poslovne navade..

Kako narediti popis dokumentov v skladu z navedenim virom, ki ga odobri Rosarchive, in praktičnimi priporočili strokovnjakov? Priporočljivo je, da se držite zgornjega algoritma:

Oglaševanje
  • dokument je treba izvesti na pisemski obliki (če manjka, je treba na strani prikazati vsaj ime podjetja);
  • stran inventarja mora imeti naslov, ki odraža posebnosti dokumentov, ki so vključeni na ustrezen seznam;
  • podatki o virih, vpisanih v popis, morajo biti sestavljeni v obliki tabele (v svoji strukturi morajo biti vsaj stolpci, kot so serijska številka, ime dokumenta in število listov, po potrebi pa tudi roki, rok uporabnosti, opombe);
  • spodaj tabela mora vsebovati podatke o številu posameznih dokumentov ali skupin tistih (na primer primerov), ki so vneseni v popis;
  • ustrezen list s seznamom virov je treba overiti s podpisi direktorja podjetja, pa tudi strokovnjakov, odgovornih za pravilnost njegove priprave, na primer vodje kadrovskega oddelka;
  • treba je določiti datum popisa;
  • dopustnost pritrditve črkovnih številk (ki vsebujejo črko na desni strani števke serijske številke, ki se ujema s prejšnjim dokumentom na seznamu - če ni mogoče določiti dejanske serijske številke trenutnega vira), je treba dogovoriti z višjimi strukturami - na primer, če govorimo o pretoku dokumentov v vladni oddelek.

Popis mora biti izdan v dveh izvodih. Prvi v vsakem primeru ostane v arhivu podjetja, drugi pa po potrebi pošlje drugim organizacijam - partnerskim organizacijam, ki preverijo ali so drugače zainteresirane za preverjanje ustreznega seznama dokumentov.

do vsebine ↑

Vrste zalog

Torej, raziskali smo teoretični vidik sestavljanja zalog. Zdaj bomo preučili nekaj praktičnih primerov ustvarjanja dokumentov..

V praksi ruskega pisarniškega dela lahko pogojno ločimo 3 vrste zalog:

  • spremljajoče (uporablja se pri prenosu dokumentov iz ene organizacije v drugo);
  • interni (vključuje podrobne informacije o dokumentih, združenih v skupino - na primer v enem primeru);
  • arhivsko (vključuje prenos nabora dokumentov ali njihovih skupin - po izbiri primerov - v arhiv organizacije).

Preučimo njihove posebnosti.

Vzorec izpolnjenega spremnega seznama lahko izgleda tako:

Zadevni dokument tako dopolnjuje vire, ki jih delodajalec pošlje FIU, in vključuje podatke o zneskih plačil, nagrad in prispevkov.

Oblika notranjega inventarja je lahko videti tako:

Pričakuje se, da bo zagotovil podrobne informacije o vsakem dokumentu, vključenem v skupino virov, ki so iz nekega razloga združeni.

Oblika arhivskega inventarja lahko izgleda tako:

Načeloma je njegova struktura lahko zelo podobna tisti, ki je značilna za notranji inventar. Praviloma je v obravnavani dokument dovoljeno vključiti skupine virov, na primer primere. Notranji inventar prevzame končno specifikacijo dokumentov.

Kategorija