Vsako podjetje lahko izvaja svoje dejavnosti po edinstveni shemi, vendar je obvezna uporaba celotnega niza dokumentov. Med pogosto uporabljene vrste dokumentacije na ravni organizacije sodijo določbe, predpisi in vrstni red. Kljub podobnim funkcijam se pričakujejo resne razlike, ki določajo tankosti reševanja različnih vprašanj. Za boljše razumevanje razlik in namena vseh dokumentov je priporočljivo, da se obravnava vprašanja začne s splošnim seznamom funkcij dokumentov..
Katere funkcije imajo dokumenti??
Vsak dokument je večnamenski, ker vam omogoča uspešno izvajanje različnih nalog podjetja, vzpostavitev upravljanja kadrov in vseh delovnih procesov na pravni ravni. Glavna naloga je shranjevanje pravno pomembnih informacij v besedilni obliki in nato prenos.
Običajno je funkcije dokumentov razdeliti na splošne (značilne za katero koli vrsto dokumentacije), kot tudi posebne (ki se kažejo samo v določenih okoliščinah).
Skupne funkcije:
- Informativne narave. Ne glede na to, kaj se obravnava, je treba predvideti vrstni red ali položaj, ohranitev informacij z nadaljnjo distribucijo na ravni podjetja.
- Družbeno. Obvezno je izraziti socialne potrebe osebja organizacije.
- Pritrditev. Vsak dokument vam omogoča beleženje informacij o sprejetih odločitvah in rezultatih delovanja podjetja. Hkrati se lahko na različnih ravneh pojavi fiksacija vseh informacij.
- Kumulativno. Vsak dokument vam omogoča, da zberete določene podatke in jih nato organizirate. Kot rezultat, so vsa besedilna gradiva shranjena za zaposlene v organizaciji.
Zgornje splošne funkcije združujejo vrstni red in določbe, ki se najpogosteje uporabljajo pri organizaciji podjetniških dejavnosti.
Za osvetlitev različnih skupin dokumentov se uporabljajo posebne funkcije: organizacijske, načrtovalne, pravne, znanstvene (arhivske). Vrstni red in položaj se običajno nanašata na organizacijske dokumente, saj naj bi določali značilnosti podjetja in obseg njegove dejavnosti, obstoječe delovne naloge.Kljub podobnim skupnim funkcijam je izredno pomembno razumeti, kakšen je vrstni red in položaj, saj le v tem primeru lahko pravilno oblikujete pisarniški aparat in zagotovite ne le skladnost z zakonodajnimi standardi, temveč tudi priložnost za uspešen razvoj podjetja.
Vrstni red in položaj: pojmi
Naročilo je dokument tretje stopnje. Glavna naloga je določiti zaporedje dejanj v določenem postopku. Ta dokument navaja značilnosti in posebnosti različnih delovnih procesov, ki so značilni za vsako podjetje..
Določba je niz norm, ki jih je treba nujno medsebojno povezati. Predvideva se ureditev ozke smeri življenja podjetja, družbe ali države. Določba se uporablja za določitev postopka za ustanovitev in podporo delovnih dejavnosti katere koli organizacije. Naloga je lahko pravna določitev posebnosti dejanj ali statusa uradne osebe.
Vrstni red in položaj: razlika
Vrstni red in položaj - to je organizacijska dokumentacija tehnične narave, ki je izdelana z ustreznimi potrebami. Dokumenti se medsebojno dopolnjujejo in imajo številne presečišča. Določba lahko ustvari splošno podlago za določeno smer življenja podjetja ali družbe, vrstni red pa lahko opiše tankosti nekaterih delovnih procesov ustvarite poudarek na pomembnih točkah.
V vrstnem redu so podrobnosti, dopolnjene s posebnimi odtenki in tehničnimi vidiki. Določba lahko ustvari samo pravno polje za dejavnosti in pravne odnose, zato je konkretizacija manj očitna..
Postopek je namenjen neposrednemu ukrepanju, saj morebitna dodatna pojasnila niso več potrebna, ker je na začetku predpisano zaporedje usmerjenih ukrepov za rešitev naloge. V nekaterih primerih postopek vsebuje dodatne posebne točke: izraz.Naročilo je lahko del uredbe, ki je eden najpomembnejših dokumentov katerega koli podjetja.
Vrstni red in položaj: kakšne so razlike?
- Obseg vprašanj, o katerih se razpravlja. Določba lahko določa le splošna pravila. Za pojasnitev posebnosti dogodka, ki bo potekal, je potrebno naročilo..
- Stopnja podrobnosti obravnavanih vprašanj. Postopek se lahko uporabi ne samo za konkretiziranje značilnosti dogodka in časovnice, temveč lahko razjasni tudi vsa sporna vprašanja, pogoje delovnega procesa. Določbe nimajo zahtevane stopnje podrobnosti.
- Bistvo. Določba je potrebna za upoštevanje določenih vprašanj ali postopkov, delovnih dejavnosti. Postopek je dokument, ki vključuje podroben opis faz potekajočega dogodka, zahteve, ki jih je treba brez zadržkov izpolniti.
- Razpoložljivost tehničnih zahtev. Narava določbe je splošna. Naročilo mora vsebovati odgovore na posebna vprašanja.
