Med različnimi vrstami poslovnega komuniciranja je korespondenca pomemben del pisarniškega življenja. Njegovo glavno orodje so znane uradne opombe, ki so, odvisno od vsebine, pojasnjevalne, poročanje itd..
Kaj je opomba in zakaj je potrebna?
V skladu s svojim namenom je službeno obvestilo informativno sporočilo, naslovljeno na zaposlene v svojih ali drugih oddelkih, na vodenje oddelkov, podjetij, oddelkov, podružnic. Seznam tem iz teh dokumentov je precej širok. V beležkah so predstavljeni glavni dogodki v življenju podjetja, o izvajanju tekočega dela, prevladujočih nestandardnih situacijah, vsebujejo pritožbe in rešitve različnih proizvodnih težav.
Glavni namen tovrstne komunikacije - usklajevanje različnih delovnih vprašanj v primerih, ko peroralna rešitev iz kakršnega koli razloga ni mogoča. Opombo lahko uprava uporabi tudi za sestavljanje naročil, ki so za razliko od naročil bolj neformalna.
Primer servisne opombe
Vrste in namen beležk
Zapisnik je najbolj priljubljena vrsta beležk, naslovljena na vodjo podjetja, glavnega računovodjo ali katerega koli drugega višjega zaposlenega. Glavni namen poročila - obveščanje nadrejenih oseb o vsaki situaciji, opravljanje dela, kot tudi dajanje priporočil glede rešitve (odprava) problema itd. Memorandum, za razliko od servisnega zapisa, je vedno poslan na višjo povezavo in ima pravno veljavo.
Najpogostejša vrsta poročil so poročila, ki obveščajo vodstvo o izvajanju načrtov, napredku tekočega dela itd. Manj pogosto sestavljajo poročila, v katerih poročajo o vseh nenačrtovanih razmerah, za katere je potreben odgovor višjega vodstva. Obseg vprašanj takih poročil je precej širok: od informacij v zvezi z glavnimi industrijskimi dejavnostmi podjetja, do pritožb glede organizacije delovnih pogojev in poročil o neupoštevanju delovne in finančne discipline, uradnega ravnanja itd..
Opomba - Primer
Opombo pravilno sestavimo
Struktura beležke predpostavlja obvezno prisotnost takih elementov:
- "Kapice", ki označujejo organizacijo, ime in položaj naslovnika, ime in položaj avtorja.
- Besedilni blok, sestavljen iz naslova dokumenta ("Opomba") in povzetek stanja, kakršnih koli dejanj, zahtevkov.
- Datumi in podpisi originatorja (datum, podpis in ime originatorja so navedeni v eni vrstici od leve proti desni).
V opombi se lahko navede tudi registrska številka, če je po pravilih podjetja vpisana v revijo. Pomembno je opozoriti, da, ker se opombe uporabljajo samo znotraj organizacije, prisotnost obrazcev ni pogoj, razen če to zahtevajo pravila podjetja. Hkrati imajo nekatera podjetja svoj logotip, oblikovan posebej za uradno dopisovanje.
Kako narediti opombo?
Memorandum je po svoji strukturi podoben uradnemu. Njegova glavna razlika je naslovnik: če je informacije mogoče poslati v beležki kateremu koli drugemu zaposlenemu, potem je sporočilo naslovljeno na višjo uradnico.
Načini izpolnjevanja beležke se razlikujejo glede na namen. Zlasti je notranje poročilo, poslano vodstvu znotraj organizacije, enako kot zabeležka. Razlika je v vsebini besedilnega bloka, ki se imenuje "Opomba", vsebuje izjavo o bistvu problema, predloge za njegovo odpravo ali opis že sprejetih ukrepov..Toda pri sestavljanju zunanjega obvestila, ki je naslovljeno na zaposlene v drugih organizacijah, so pravila strožja:
- Dokument je sestavljen na dopisu organizacije.
- Beležka je vpisana v knjigo odhodnih pisem podjetja, medtem ko je dodeljena registrska številka navedena v glavi opombe. Prav tako se po prejemu sporočila evidentira kot dohodni dokument v organizaciji naslovnika.
- Zunanjo noto praviloma podpiše vodja podjetja ali njegov namestnik. Ob pošiljanju boste morda morali podpisati tudi vodje drugih oddelkov.
- Datum, ko je bila opomba sestavljena, je datum, ko je bil podpisan in poslan..
- Če so opombi priloženi dokumentarni prilogi, je v njenem besedilnem delu sestavljen seznam priloženih dokumentov.
Besedilo beležke je odvisno od namena:
- Poročilo mora vsebovati podatke o poteku dela, rokih, opis trenutnih težav itd. Takšno poročilo omogoča šefu, da pravočasno opazi pomanjkljivosti pri delu in jih odpravi.
- Zapisnik o določeni situaciji vsebuje podroben opis problema in predloge za njegovo izboljšanje (odpravo). V praksi so pogosto takšni dokumenti namenjeni pritožbam kršitev delavske delovne discipline in so negativne narave, zato je pomembno, da pri predstavitvi informacij izpustimo čustveno komponento in se držimo bistva.
Opomba ali beležka: torej kakšna je razlika?
Kot vidite, imata služba in memorandum številne skupne lastnosti. Torej, obe možnosti se uporabljata za poslovno komunikacijo, imata podobno oblikovalsko strukturo. Hkrati obstajajo številne razlike:
- Zapisnik je naslovljen na zaposlene v različnih ravneh podjetja, medtem ko se memorandum sestavi samo na naslovu višje ravni (lastno ali tretje podjetje).
- Zapis je notranji dokument, medtem ko se lahko opomba uporablja v zunanji korespondenci z drugimi pravnimi osebami.
- Zapis, za razliko od beležke, nima pravne veljave.
- Ker se beležka uporablja interno, jo lahko zapišemo na navaden list papirja. Po istem načelu se pripravi interno poročilo, če se uporablja interno. Hkrati, če je poročilo poslano drugi organizaciji, potem ga sestavi s pomočjo pisma, registracijske številke in drugih obveznih elementov uradne korespondence.
